Assemblées ordinaires et extraordinaires.
Soyez les meilleurs, et ne perdez plus de temps en réunion :
faites vos assemblées par internet.

Bien que ce ne soit pas formellement prévu ou imposé par les textes, la tenue d’une assemblée constitutive, puis d’une assemblée générale annuelle, est un passage obligé pour les associations, qu’elles soient désintéressées ou non.

La tenue des assemblées est prévue et décrite par les statuts ( article 13 dans les statuts de notre créakit 1901 ), mais plus rarement c’est le règlement intérieur qui joue ce rôle de «  guide juridique » de l’association.

Les assemblées, jusqu’à maintenant, étaient des réunions où  se rassemblaient physiquement les membres concernés (là encore, selon les statuts), après convocation et en ayant pris connaissance de l’ordre du jour.
Dans notre «  créakit 1901 », nous apportons une amélioration majeure dans la création et la gestion des associations : la possibilité (décrite dans les statuts) de procéder à des assemblées en ligne,
C’est à dire sans se réunir au m^me lieu.
Grâce à Internet (et grâce à notre initiative…), que de temps gagné, que d’argent économisé …

Pour les associations en création, le problème est simple : il suffit que les statuts soient adaptés et prévoient cette option d’assemblées en ligne, avec une description judicieuse de son fonctionnement : c’est bien sûr le cas des associations créées grâceau « créakit 1901 ».

Mais pour les associations déjà créées, les statuts n’ont bien sûr pas prévu ce mode de fonctionnement. Les assemblées en ligne seraient alors entachées de nullité … sauf … sauf si l’on modifie les statuts : soit alors on réunit une assemblée extraordinaire, pour opérer ces modifications, soit l’on attend la prochaine assemblée annuelle ordinaire, et l’on place le ce changement dans l’ordre du jour…
Pour les petites associations (80 % des associations ont moins de 20 membres…), c’est très simple, et  cette modification des statuts est une simple formalité. Pour cela, nous proposons dans le «  kit 1901 » un tutoriel appellé «  modification des statuts », qui permet d’introduire la tenue des assemblées en ligne dans les statuts modifiés.
Pour les grosses assemblées, en particulier celles qui perçoivent des subventions ou de l’argent public, les contraintes juridiques sont importantes, et nous ne conseillons pas cette modification.

Comment s’effectue une assemblée en ligne ?
Certains parlent "d’ assemblée virtuelle ", mais il s’agit bien d’une assemblée très réelle, qui a toute valeur juridique, dès qu ‘elle a été évoquée et prévue dans les statuts de l’association.
Cette assemblée doit avoir plusieurs caractéristiques :

  1. être prévue par les statuts, et décrite dans son déroulement par le règlement intérieur : ainsi, si les modalités doivent évoluer (changement de messagerie internet, par exemple …), il n’y aura qu’à modifier le règlement intérieur … par le biais d’une assemblée en ligne, mais sans avoir à refaire les statuts et les redéposer en préfecture.
  2. permettre uneconvocation des membres par e-mail en plusieurs vagues, pour qu’ils puissent prendre connaissance de l’ordre du jour et de préparer leurs remarques, également pour qu’ils puissent faire savoir au bureau de l’association qu’ils seront présents le jour de l’assemblée.
  3. disposer d’un site où le bureau peut afficher des pages (autant de pages qu’il y aura de sujets à débattre), avec possibilité pour chaque membre de donner son avis, ou d’expédier son vote.

Nous avons expérimenté plusieurs méthodes, en utilisant des sites collaboratifs disponibles sur internet, mais la plupart sont en anglais, ou trop compliqués pour n’utiliser que ces simples fonctions…
Il faut faire simple, et si possible gratuit … N’oublions pas qu’il n’y a généralement qu’une seule assemblée par an… Il faut la faire sérieusement, mais pourquoi dépenser alors qu’il existe des solutions gratuites ?

Nous avons créé pour vous assemblee-en-ligne.com, le site dédié aux associations efficaces.
Et en 2008, nous sommes en version béta (version d'évaluation), c'est à dire que vous en aurez un usage gratuit !

Assemblées en ligne, messageries d'alerte entre le bureau et les membres, archives des documents à disposition des membres ou de l'administration, votre association grâce à cet intranet, sera transparente et efficace.



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