Assemblées ordinaires et extraordinaires.
Soyez les meilleurs, et ne perdez plus de temps en réunion :
faites vos assemblées par internet.

Bien que ce ne soit pas formellement prévu ou imposé par les textes, la tenue d’une assemblée constitutive, puis d’une assemblée générale annuelle, est un passage obligé pour les associations, qu’elles soient désintéressées ou non.

La tenue des assemblées est prévue et décrite par les statuts ( article 13 dans les statuts de notre kit 1901 ), mais plus rarement c’est le règlement intérieur qui joue ce rôle de «  guide juridique » de l’association.

Les assemblées, jusqu’à maintenant, étaient des réunions où  se rassemblaient physiquement les membres concernés (là encore, selon les statuts), après convocation et en ayant pris connaissance de l’ordre du jour.
Dans notre «  kit 1901 », nous apportons une amélioration majeure dans la création et la gestion des associations : la possibilité (décrite dans les statuts) de procéder à des assemblées en ligne,
C’est à dire sans se réunir au m^me lieu.
Grâce à Internet (et grâce à notre initiative…), que de temps gagné, que d’argent économisé …

Pour les associations en création, le problème est simple : il suffit que les statuts soient adaptés et prévoient cette option d’assemblées en ligne, avec une description judicieuse de son fonctionnement : c’est bien sûr le cas des associations créées grâceau « kit 1901 ».

Mais pour les associations déjà créées, les statuts n’ont bien sûr pas prévu ce mode de fonctionnement. Les assemblées en ligne seraient alors entachées de nullité … sauf … sauf si l’on modifie les statuts : soit alors on réunit une assemblée extraordinaire, pour opérer ces modifications, soit l’on attend la prochaine assemblée annuelle ordinaire, et l’on place le ce changement dans l’ordre du jour…
Pour les petites associations (80 % des associations ont moins de 20 membres…), c’est très simple, et  cette modification des statuts est une simple formalité. Pour cela, nous proposons dans le «  kit 1901 » un tutoriel appellé «  modification des statuts », qui permet d’introduire la tenue des assemblées en ligne dans les statuts modifiés.
Pour les grosses assemblées, en particulier celles qui perçoivent des subventions ou de l’argent public, les contraintes juridiques sont importantes, et nous ne conseillons pas cette modification.

Comment s’effectue une assemblée en ligne ?
Certains parlent d’ »assemblée virtuelle », mais il s’agit bien d’une assemblée très réelle, qui a toute valeur juridique, dès qu ‘elle a été évoquée et prévue dans les statuts de l’association.
Cette assemblée doit avoir plusieurs caractéristiques :

Nous avons expérimenté plusieurs méthodes, en utilisant des sites collaboratifs disponibles sur internet, mais la plupart sont en anglais, ou trop compliqués pour n’utiliser que ces simples fonctions…
Il faut faire simple, et si possible gratuit … N’oublions pas qu’il n’y a généralement qu’une seule assemblée par an… Il faut la faire sérieusement, mais pourquoi dépenser alors qu’il existe des solutions gratuites ?
Voici celle que nous préconisons :

D’abord, il faut disposer d’un agenda que tous les membres pourront partager et consulter. Un moyen simple et gratuit, est de créer un compte sur Yahoo, au nom de l’association, type « monassociation@yahoo.fr », et que chaque membre se crée également , à titre personnel, un compte yahoo ; Le bureau , qui organise l’assemblée, établit une liste e-mail des membres qu’il faudra convoquer. Ceux-ci seront automatiquement  avertis, en plusieurs vagues, et ils recevront en même temps l’ordre du jour.

Le bureau ouvre également un blog au nom de l’association,
de type » monassociation.blog.fr .

Parmi les dizaines de fournisseurs de blogs, nous avons sélectionné, parce qu’il est gratuit et facile d’usage, le blog  http://www.blog.fr , mais vous pouvez rester chez votre fournissur actuel
Ce blog de l’association sera utilisé comme «  panneau d’affichage » de l’association, dans le sens «  le bureau informe les membres », mais avec la possibilité pour chaque membre de laisser son avis…
Le jour de l’assemblée, et conformément à l’ordre du jour, le président lancera sur le blog des « billets »qui sont les points à débattre. Chaque membre peut laisser un commentaire, ce qui fait avancer le débat. Et à l’heure prévue, chacun envoie son vote. Il est facile de les compter et chacun peut lire le vote de chaque membre … zéro tricherie possible …
Le blog permet également d’afficher le rapport d’assemblée, que chacun peut imprimer et conserver.
Comme vous le voyez, c’est simple, gratuit, et cela fait gagner un temps fou…
Un seul défaut : le blog est ouvert à tout le monde, même à des gens de passage qui pourraient perturber la séance.. Mais on peut ( et toujours gratuitement) ouvrir un blog juste pour cette assemblée ( type assembléedu5juin.blog.fr ), et tout effacer ensuite après avoir imprimé chaque page…

Vous êtres convaincu(e)s ? Alors vous aussi, optez pour l’assemblée en ligne !

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